Klantcase VADO

VADO Straatreiniging uit het Gelderse Hedel was voor TimeKing het beginpunt in de veegdienst sector. Vanuit dit bedrijf ontstond de eerste samenwerking rond het digitaliseren van werkbonnen, planning en facturatie binnen de praktijk van straatreiniging en infra.

VADO werkt dagelijks aan uiteenlopende reinigings- en infraprojecten: achter de frees, bij hogedrukreiniging tijdens asfalteringswerk en bij gemeentelijk veegwerk. Het team bestaat uit veertien medewerkers, waarvan het grootste deel buiten op de machines werkt.

Al vroeg werd er gezocht naar digitale oplossingen. Via Dropbox werd een eerste stap gezet: geen papieren werkbonnen meer, maar digitale formulieren op de tablet. Toch bleef dit veel handmatig werk voor de machinisten en was het systeem niet flexibel genoeg voor de dagelijkse praktijk. Om verder te verbeteren liet VADO een eigen Excel-systeem ontwikkelen. “Daarmee konden we werkbonnen vooraf klaarzetten en later verwerken voor facturatie. Dat gaf structuur, maar na verloop van tijd werd het te omslachtig.”

Op zoek naar een volgende stap

De beperkingen van Excel werden steeds duidelijker. Er moest veel gecontroleerd worden, samenwerken in hetzelfde bestand was onmogelijk en vrijwel alles bleef handmatig werk. Juist in een sector waarin flexibiliteit essentieel is, wil je niet afhankelijk zijn van een complex Excel-systeem. VADO zocht een schaalbare oplossing die meebeweegt met de dagelijkse praktijk van veegbedrijven.

Via een gesprek met een planner uit het loonwerk kwam TimeKing ter sprake. “Dat klonk interessant, dus zijn we in gesprek gegaan. Eerst is hier gekeken hoe wij werken en of het systeem daarbij past.” Vanuit die analyse werd stap voor stap de overstap gemaakt. Wat begon als een implementatie bij één bedrijf, werd het startpunt voor verdere ontwikkeling binnen TimeKing voor de hele veegdienst sector.

Vanuit deze praktijkervaring zijn vervolgens functies doorontwikkeld die specifiek passen bij veeg- en infrabedrijven, zoals kostenoverzichten, inhuurtarieven, toeslagen en tariefzones, zonder dat het systeem complex wordt voor de mensen die ermee werken.

De grootste verandering

“Waar we eerst veel handmatig werk hadden, kun je nu met een paar stappen van werkbon naar factuur. Dat scheelt gewoon veel tijd.” Via het planbord is direct zichtbaar wat er speelt. “Met één klik heb ik de hele week in beeld. Ik zie wat gedaan is, wat nog openstaat en wat al gefactureerd is.” Daardoor is de facturatie aanzienlijk versneld. “We proberen alles binnen anderhalve tot twee weken te factureren, en dat lukt nu ook.”

Ook afwijkingen vallen sneller op. “Je ziet de uren en werkbonnen bij elkaar. Als er iets niet klopt, zie je dat meteen en los je het vaak dezelfde dag nog op.” Het systeem zorgt voor rust, overzicht en grip, precies wat nodig is in een sector waarin veel ’s nachts gebeurt en toeslagen en onregelmatigheden de norm zijn.

“Je krijgt overzicht in waar je mee bezig bent en je versnelt je processen. Als het bij ons werkt, waarom zou het dan niet bij andere (collega)-bedrijven werken?”

Wat maakt het systeem goed voor veegbedrijven

Wat begon bij VADO Straatreiniging groeide al snel door naar meerdere veegbedrijven. De overeenkomsten in de sector werden steeds duidelijker: veel wisselende opdrachten, korte doorlooptijden en complexe verloning vragen om een systeem dat specifiek is ingericht op die praktijk. TimeKing sluit daar naadloos op aan en beweegt mee met de dagelijkse realiteit van de machinisten én de administratie.

Voor VADO is de conclusie helder: meer inzicht, minder handwerk en sneller werken.