De ideale start van een TimeKing-implementatie
Gepubliceerd op 10-06-2026
Een succesvolle implementatie begint met een goede samenwerking. Bij TimeKing geloven we niet in uitgebreide plannen die vervolgens in een la verdwijnen. In plaats daarvan werken we met een praktische aanpak die aansluit op de dagelijkse werkzaamheden binnen jouw organisatie. Samen bepalen we de koers en passen we het plan aan wanneer de praktijk daarom vraagt.
De basis: data inrichten
Voordat medewerkers met TimeKing aan de slag kunnen, is het belangrijk dat de belangrijkste gegevens toegevoegd zijn. Denk hierbij aan:
- Klanten
- Medewerkers
- Voertuigen en materieel
- Werkzaamheden
- Materialen
- Tarieven
- Projecten
In veel gevallen worden deze gegevens automatisch gevuld via bestaande koppelingen met andere softwarepakketten. Daarom is het vaak verstandig om eerst de benodigde koppelingen te activeren, zodat de gegevens direct vanuit de bron worden opgehaald.
Hoe wij onze cloud software en klantgegevens beveiligen
Zodra de basisgegevens goed zijn ingericht, bepalen we samen de vervolgstappen. Daarbij adviseren we meestal om niet direct alle onderdelen van het systeem tegelijk te implementeren. Een gefaseerde aanpak zorgt voor meer overzicht, betere adoptie en sneller resultaat.
Uiteraard bepaalt iedere organisatie zelf het tempo. Zoals wij vaak zeggen: de klant bepaalt hoe hard de auto rijdt, wij stappen graag in om mee te helpen sturen.
Focus op het belangrijkste proces
Voor de meeste organisaties ligt de eerste focus op het proces van:Planning → Urenregistratie → Kostenoverzicht → Facturatie
Dit is vaak ook de belangrijkste reden om met TimeKing te starten: meer grip krijgen op de uitvoering van werkzaamheden, de gemaakte kosten en een efficiënte facturatie. Wanneer dit proces goed staat, kunnen andere onderdelen worden toegevoegd, zoals:- Verhuur van materieel en materialen
- Werkplaatsbeheer
- Urenverwerking
- Materieelbeheer
- Formulieren en inspecties
- Toolboxen
- Meldingen en storingen
- Documentbeheer
Waarom focus zo belangrijk is
Wanneer je direct alle onderdelen tegelijk wilt implementeren, bestaat het risico dat overal een beetje aandacht naartoe gaat, zonder dat een proces volledig wordt afgerond. Daarom helpen wij organisaties om duidelijke prioriteiten te stellen. Belangrijk is daarbij om steeds terug te gaan naar de oorspronkelijke doelstelling. Veel bedrijven stappen over naar een digitale oplossing omdat zij bijvoorbeeld afscheid willen nemen van papieren werkbonnen. Als dat het belangrijkste doel is, dan heeft het weinig zin om tegelijkertijd al veel tijd te besteden aan storingsmeldingen of onderhoudsregistraties van machines. Door eerst één proces volledig te digitaliseren, ontstaat sneller resultaat en draagvlak binnen de organisatie.
Een praktisch implementatieplan
Wij werken daarom met een praktisch implementatieplan. Geen uitgebreid document met tientallen pagina's, maar een duidelijke route die aansluit op de dagelijkse praktijk. Of er nu één week of zes maanden tussen verschillende implementatiestappen zit, is daarbij minder belangrijk. Het belangrijkste is dat er een duidelijke richting is en dat er stap voor stap wordt doorgepakt.
De voordelen van een goede basis
Wanneer het proces van werkbon tot factuur goed is ingericht, blijkt vaak dat veel andere onderdelen van de organisatie automatisch al zijn meegenomen. Tijdens de inrichting wordt namelijk vaak al nagedacht over zaken zoals:
- Projectadministratie
- Verplichte registraties en vragen
- Prijslijsten
- Klantspecifieke prijsafspraken
- Tijdsgebonden toeslagen
- Brandstoftoeslagen
- Klantspecifieke factuurinstellingen
- Het automatisch meesturen van documenten zoals mandagenregisters
Welke onderdelen relevant zijn, hangt uiteraard af van de bedrijfsprocessen binnen jouw organisatie.
Daarnaast leren gebruikers tijdens deze fase de structuur van TimeKing kennen. Ze raken vertrouwd met het verwerken, archiveren en terugzetten van bonnen en begrijpen hoe gegevens binnen het systeem met elkaar samenhangen. Die kennis maakt het vervolgens eenvoudiger om aanvullende modules en processen succesvol te implementeren.
Conclusie
Een succesvolle implementatie draait niet om zoveel mogelijk functionaliteiten tegelijk activeren. Het draait om focus, duidelijke prioriteiten en een praktische aanpak die aansluit op de dagelijkse werkzaamheden. Door eerst de belangrijkste processen goed neer te zetten, ontstaat een stevige basis waarop de rest van de organisatie stap voor stap kan voortbouwen.